部門職能說明書模塊的檢查標準

一、部門職能梳理

        部門職能說明書是公司管理的一個基礎，起到起到承上啟下的作用，咨詢公司在幫助客戶的做部門職能梳理時采用的操作步驟如下：

        （一）部門職能說明書操作的控制，按照流程操作，確認程序不可少。

        （二）態度：提交經深入討論后盡可能完善的版本，一次性把事情做對，欲速則不達，保證每句話知其然知其所以然，撰寫者首先保證看的懂，使用者方可操作。

        （三）使用工具《部門職能梳理表》、《職能存在問題匯總表》、《部門職能優化表》《職能地圖和二級職能對照表》。

        （四）操作步驟：

        1.部門職能梳理培訓，見培訓PPT；（講述理論基礎、從業務角度描述部門職能及后續優化，調動業務部門業務思考）

        2.現有部門職能梳理理清，三級職能分解表和職能問題梳理表；（現狀調研，如果基礎不錯的公司可以省略本步驟）

        3.討論部門定位，修訂部門名稱；（從戰略和價值鏈角度討論部門定位，繪制價值鏈和公司核心職能地圖《職能地圖和二級職能清單》）

        4.匯總討論職能交叉重疊問題，分析職能增刪；（根據部門定位組織高管和中層確定職能調整和刪減，同時根據調研和價值鏈分析，確定優化點，并進行對標）

        5.確定各部門二級職能清單并統一排序；（根據核心職能地圖和刪減確定各單元各部門二級職能清單并請高層確認）

        6.分解三級職能；（各部門根據職能標桿和職能清單、原有部門職能二次撰寫部門職能說明書）

        7.職能與流程、授權匹配核對（環節備選，只有流程完善的公司）

        8.優化并細化職能（項目中和客戶細化）

        9.上下級和項目組逐個職能逐條確認；

        10.調整匯編簽字提交；

        11.編制職能優化報告并給出職能落地方案（見部門職能優化報告）。

二、部門職能存在的問題

        一般在給企業做完部門職能梳理以及崗位職責梳理培訓之后，客戶根據要求提交了成果文件。我們需要從格式、邏輯、內容三個方面去檢查部門職能可能所存在的問題。

        （一）一個公司的管理規不規范，從文件故事就可窺其一斑，那么我們拿到客戶的成果第一步先要檢查部門職能說明書的格式。 在培訓時，給各部門的模板都有嚴格的要求，需要各部門的按照模板格式和要求填寫，不要使用各部門原有的版本。

        （二）部門職能分解的邏輯可以決定部門職能是否清晰、完整

        1.本部門二級職能間體現PDCA，重要的職責往前放；各二級職能分解后三級職能要體現邏輯性，體現PDCA；三級職能是二級職能的子集（符合金字塔原理）。如圖所示

        2.上下級部門部門職能要體現層次性，體現管控。

        3.同一職能關聯不同部門，要體現主責和配合，體現關聯性（對照重要流程看職能和流程是否匹配，關鍵流程控制點是否能體現到部門職能里，分析各部門間管理報表信息，看是否體現輸入輸出）。

        （三）內容

        1.從價值鏈角度思考，即戰略目標的實現對部門的核心要求角度確定部門定位，明確部門核心職能，明確部門存在的目的和核心職能是什么。

        2.部門職能分三大塊，本部門核心職能、與其他部門關聯或管理職能、各部門通用職能，核心職能是部門重點關注點，不能本末倒置，例如出現業務部門職能說明書沒有銷售執行只有客戶維護等職能的問題。

        3.a.總結現有職能，理清、增刪、細化；理清過程要按照《部門職能梳理表》進行梳理，分塊分類歸納總結現有部門職能；增刪是應用職能梳理表對部門職能進行分析，看哪些職能可以刪除或弱化，記錄在《部門職責優化表》由項目組與客戶共同定奪，哪些職能要調整部門要討論確定，哪些是要增加的在梳理表里用不同顏色標注，為便于管理可以用綠色標示當前確實馬上要開展的職能，藍色的是未來一段時間后要開展的職能；細化是按照PDCA和三級分解細化部門職能表述。b.職能增加體現優先級，根據業務增長側重點確定增加內容和先后順序，藍色類職能往往要有行動計劃。c.部門職能增加的來源于職能調整，以前客戶的優秀經驗總結，領先企業的對標，戰略的需求等。

        4.內容簡與繁的把握。部門職能說明書本身不能解決所有問題，要把握細致的度，能把問題說清楚就可以了，不怕三級職能細，但要保證三級職能之間都是一個層次性的，不多不少，不彼此包括（符合金字塔）。部門職能的運行要有崗位說明書、授權手冊、流程的配套。

        5.分子公司內類似部門職能按照同樣的二級職能名稱排序，先共性，后個性；通用部分要統一，體現每個公司對各部門共同的要求，例如有的部門要求都做好資產管理，有的要求都做好部門預算等。

        6.最終的部門職能調整變動表要匯總，防止職責遺漏。